Otomasyon ve İstatistik Şube Müdürlüğü

MÜDÜRLÜK ÇALIŞMA ALANLARI:

 

  • Müdürlük yazışmalarının yapılması için evrak kayıt - dosya sistemi ve arşiv işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafa veya imza etmek,
  • Her türlü öğrenci istatistikleri ile ilgili bilgiyi istenilen formatta hazırlamak,
  • Senato ve Yönetim Kuruluna önerilerin hazırlanması ve kararların ilgili birimlere dağıtılması işlemlerini yürütmek,
  • Belirlenmiş Katkı payı/öğrenim ücretlerini ilgili mevzuat çerçevesinde takip ederek katkı payı/öğrenim ücreti miktarlarının sisteme girilmesi, banka dosyasının hazırlanması ve ilgili bankalara gönderilmesi gelen geri bildirim dosyalarının sisteme aktarılması ve öğrencinin ders kaydının yapılmasının sağlanmak,
  • Öğrenci kimliklerine ilişkin dijital bilgileri hazırlayarak ilgili şubeye vermek,
  • Kendisine havale edilen evraklarla ilgili işlemleri yapmak, takip etmek, sonuçlanan evrakı dosyalamak ve amirine bilgi vermek,
  • Birimden istenen her türlü istatistiki bilgileri hazırlayıp düzenlemek,
  • Otomasyon sisteminde ders plan güncellemelerinin yapılmasını sağlamak, 
  • Öğrenci bilgi sisteminin çalışması sağlamak, yaşanan sorunları/istekleri firmaya iletmek, gelen cevapları takip etmek, işlemi sonuçlandırmak ve amirine bilgi vermek,
  • Aylık ve yıllık olarak öğrenci istatistikleri hazırlamak ve birim web sitesinde ilan edilerek gerekli güncellemeleri takip etmek, 
  • İnternet sitesinden çalışma alanı ile ilgili gerekli duyuru işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Otomasyon sisteminin güncel tutulmasını sağlamak ve günlük yedekleri alarak saklı tutmak,
  • Otomasyonu kullanacak olan kullanıcıların sisteme tanımlanmasını yapmak,
  • Güncellenen mevzuatlar gereği otomasyonda gerekli güncellemelerin yapılmasını sağlamak,
  • Mevcut otomasyonla veya otomasyona yeni eklenen modüllerle ilgili olarak kullanıcılarına eğitim/seminerler vermek veya kılavuzlar hazırlamak,
  • Yeni kayıt olan öğrencilerin askerlik erteleme işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Üniversitenin belirleyeceği bir banka ile otomasyon sisteminin entegrasyonunu sağlayarak, katkı payı ve öğrenim ücretlerinin tahsilatı için gerekli sistemsel ayarları yapmak,
  • Bakanlar Kurulu Kararı gereğince 2. üniversite de kaydı olan öğrencileri tespit etmek ve gerekli borçlandırma işlemini gerçekleştirmek,
  • Üniversitemiz öğrencilerinin YÖKSİS veri tabanındaki bilgilerini periyodik şekilde kontrol edilerek gerekli güncellemeleri yapmak ve bilgileri YÖKSİS veri tabanına işlemek,
  • Üniversitemizde yeni kurulan/açılan birim, bölüm ve programların YÖKSİS veri tabanındaki durumları kontrol edilerek otomasyon sistemine kaydetme işleminin ve ilgili birim personellerine yetki verilmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Üniversitemiz akademik takvimlerini dönem başlarında otomasyon sistemine kaydetmek,
  • Mezun olan öğrencilerin EBYS’ye gönderilmesi, takibinin ve sonuçlandırma işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Ders kayıt dönemlerinde ilgili yönetmelikler çerçevesinde sistemsel ayarları yapmak, ders kayıtları esnasında ve bitiminde oluşan aksaklıkların tespit edilerek raporlanması ve ders kayıt istatistiklerinin hazırlanması işlemlerini takip etmek,
  • Mazeretli olarak ders kaydı yapacak öğrenci otomasyon işlemlerini takip etmek,
  • Her dönem sonunda ilgili yönetmelikler çerçevesinde öğrencilerin sınıf atlatma işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  • Her dönem sonunda ilgili yönetmelikler çerçevesinde  %10 giren II. öğretim öğrencilerinin tespit edilmesi ve otomasyon sistemi üzerinde gerekli işlemlerin yapılması işlemlerini takip etmek,
  • Öğrencilerin mevzuatlara uygun olarak öğrenim durumlarının kontrol edilmesi, otomasyon ve YÖKSİS veri tabanında gerekli güncellemelerin yapılması işlemlerini yürütmek,
  • MEKSİS projesi kapsamında otomasyon üzerinde iş ve işlemlerin yapılması ve dönem başlarında ders programlarının MEKSİS veri tabanına aktarılmasını sağlamak,
  • İlgili bakanlıklar, Mesleki Yeterlilik Kurumu ve YÖK tarafında imzalanan protokoller çerçevesinde Türkiye Yeterlilik Veri Tabanındaki Üniversitemiz diploma program bilgilerini güncellemek,
  • Bakanlar Kurulu kararı gereğince katkı payı veya öğrenim ücreti devletçe karşılanacak olan öğrencilerin tespit edilmesi, maliye bakanlığı raporunu hazırlanması, YÖKSİS veri tabanına ve ilgili diğer alt birimlere gönderilmesi işlemlerini organize etmek,
  • Üniversitemiz personellerine ve öğrencilerine uygulanması düşünülen online anketler için otomasyon sisteminde gerekli sistemsel ayarlamaları yapmak,
  • Akademik takvimde belirtilen tarihlerde alınması gereken online başvuruların (Yatay Geçiş/Çap/Yandal/Lisansüstü başvuru) otomasyon sistemine tanımlamak, Uluslararası İlişkiler Ofisi ve Formasyon birimi alanlarına giren başvurularda gerekli teknik desteği vermek,
  • Yabancı diller yüksekokulu ile koordineli olarak dönem başlarında hazırlık sınıfı öğrencileri için gerekli sistem ayarlarının yapılmasını sağlamak,
  • Tıp Fakültesi ve Diş hekimliği Fakültesi dekanlıkları ile koordineli olarak dönem başlarında ilgili birim öğrencileri için gerekli sistem ayarlarının yapılmasını sağlamak,
  • Eğitim-öğretim yılı sonlarında mezun olan öğrencilerin iş ve işlemlerini takip etmek,
  • Eğitim-öğretim yılı sonlarında yapılan mezuniyet törenleri için birim/bölüm/program ve üniversite birincilerinin tespit işlemlerini yürütmek,
  • Her dönem sonunda ilgili yönetmelikler çerçevesinde onur ve yüksek onur öğrencileri tespit edilerek, otomasyon sistemi üzerinde gerekli veri giriş işlemleri yürütmek,
  • Otomasyon sistemi üzerinden alınacak her türlü belgenin tasarlanması ve sistemden alınabilmesi için gerekli sistemsel ayarları yapmak,
  • Bologna bilgi sayfasındaki üniversitemiz bilgilerinin diğer ilgili birimlerle koordineli olarak güncel tutulmasını sağlamak,
  • Yaz Okulu dönemlerinde gerekli sistemsel ayarları yapmak,
  • Mezun takip sistemi çerçevesinde otomasyon sisteminde bulunan mezunlar portalı ile ilgili iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,
  • Üniversitemiz otomasyon kullanıcılarının karşılaştıkları sistemsel sorunlara çözüm üretmek,
  • Öğrenciler için hazırlanan öğrenci belgesi ve not durum belgelerini EBYS’ye otomatik gönderilmesi işlemlerini takip etmek,
  • Yeni kayıt ve kayıt yenileme işlemlerinin süresi içerisinde aksatılmadan düzenli bir biçimde sürdürülmesini sağlamak,
  • Birim temel faaliyetleri ile ilgili yasal mevzuatların uygulanmasını sağlamak,
  • Kendisine yönlendirilmiş öğrencilerin her türlü soru ve sorunları ile yakından ilgilenmek,
  • Yönetmelik ve yönergeleri takip etmek, gereğini yapmak ve yapılması gereken düzenlemelere dair iş ve işlemleri takip etmek,
  • Üniversite Kurullarının, eğitim-öğretim ile ilgili alınan kararlarının uygulanmasını sağlamak,
  • Otomasyon programı kullanılarak yapılması gereken tüm öğrenci işlemlerini yapmak,
  • Mezuniyet sürecini yürütmek. Diploma ve diploma eklerinin hazırlanmasını ve mezunlara dağıtılmasını sağlamak,
  • Müdürlük faaliyetleri ile ilgili izleme ve ölçme faaliyetlerini, gerçekleştirmek ve üst makama raporlamak,
  • Müdürlük faaliyetleri ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak,
  • Müdürlük faaliyetleri ile ilgili belirlenen hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak,
  • Üniversitemizin akademik/idari birimleri ve başkanlık altında bulunan şube müdürlükleri ile koordineli şekilde çalışılmasını sağlamak,
  • Üst makamlar tarafından bildirilen istek ve önerilerin zamanında gerçekleştirilmesini sağlamak,
  • Daire Başkanı ve üst makamların vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek.
Eski Site